Finanziaria 2008: P.A. e fatturazione elettronica
di Fabio Annovazzi
La bozza della legge finanziaria in discussione in parlamento prevede, già dal primo luglio 2008, l’obbligo “di utilizzare la fatturazione elettronica per tutti gli operatori che hanno relazioni con l’Amministrazione statale e gli enti pubblici”.
Secondo il progetto, a decorrere da tale data enti pubblici e amministrazioni “non potranno accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né potranno precedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio in forma elettronica”.
Insomma si fa sul serio.
L’obiettivo dichiarato è lo snellimento delle procedure amministrative della PA, ma anche “di porre le basi della diffusione della fatturazione elettronica fra le imprese con evidenti benefici di trasparenza e innovazione”.
L’intervento si “colloca nell’ambito delle linee di azione richieste dalla Unione Europea nell’ambito della iniziativa i2010 che incoraggia gli stati membri a darsi della infrastruttura legale e tecnologica necessaria per gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti”.
L’esempio è la Danimarca, dove le fatture inviate alla pubblica amministrazione sono al 100% elettroniche.
L’iniziativa è assolutamente lodevole.
La fatturazione elettronica, che potrebbe portare benefici valutabili in decine di miliardi di euro è ferma su tassi di adozione abbondantemente inferiori al 5%.
Il problema è legato ai cosidetti effetti rete. In pratica non conviene a nessuno essere il primo a inviare o a ricevere fatture elettroniche. Quindi il processo stenta a partire.
Un forte impulso da parte della pubblica amministrazione può essere la chiave per sbloccare il processo.
Detto questo, è utile guardare più in dettaglio al modello danese per scoprire quello che sarebbe meglio non copiare.
Infatti, per ammissione del governo danese, “finora solo qualche rara impresa privata utilizza lo standard e la infrastruttura per scambiarsi fatture elettroniche”.
In pratica le aziende danesi si sono adeguate al dictat della legge ma fra di loro continuano a scambiarsi fatture cartacee. Perchè?
La risposta – ovvia - è che per qualche motivo alle imprese danesi scambiarsi fatture elettroniche non conviene. E quindi non lo fanno.
Il primo “errore” è stato un errore di “ingerenza” da parte del governo danese.
Si è deciso che, per poter gestire meglio il ciclo passivo, le fatture dovevano assolutamente contenere quattro “nuovi campi” (il codice EAN del compratore, il numero di ordine, un riferimento alla persona che ha ordinato l’acquisto, ed un riferimento al conto di contabilità analitica del compratore).
In sè nulla da dire, peccato che il 99% dei gestionali (soprattutto quelli delle PMI che emettono la grande maggioranza delle fatture) non gestivano tutti e quattro questi campi senza un intervento più o meno costoso sul software, e peccato che emettere centralmente alcuni milioni di codici EAN abbia comportato notevoli problemi e ritardi.
Il secondo “errore”, sempre di “ingerenza”, è stato rappresentato dall’obbligo di inviare le fatture in standard OIOXML. Ottima idea, peccato che il 99% dei gestionali non erano – e in gran parte non sono ancora – in grado di generare fatture in formato OIOXML senza un modulo software aggiuntivo a pagamento.
Il terzo errore è stato di prevedere una “multicanalità” per la creazione e l’inoltro delle fatture elettroniche alla pubblica amministrazione.
Le fatture elettroniche possono essere generate direttamente dal gestionale del fornitore in formato OIOXML, oppure possono essere digitate manualmente dal fornitore su un portale internet, oppure il fornitore può inviare la propria fattura in forma cartacea ad un servizio di scanning che la scannerizza e la trasforma (ad un euro a fattura escluse spese postali) in fattura elettronica.
Anche qui, l’idea di offrire a tutti una modalità estremamente facile di inviare fatture elettroniche è lodevole.
Peccato che – dati i vincoli appena descritti – scannerizzare (o immettere manualmente le fatture sul portale web) continua a rimanere la soluzione più conveniente per la grande maggioranza delle PMI, che ovviamente continuano a stampare e a inviare per posta le fatture destinate ai propri clienti privati.
Prima o poi la fatturazione elettronica “B2B” esploderà in Danimarca. L’esperimento è stato coraggioso e “apripista”. Però ha ignorato alcuni vincoli oggettivi, primo fra tutti la scarsa capacità e disponibilità delle PMI di investire sul proprio gestionale senza un ritorno immediato.
In Italia possiamo tracciare una strada diversa evitando di cadere nelle stesse trappole.
Le fatture elettroniche “B2G” rappresentano un pó meno del 10% del totale, una massa critica sufficiente per fare esplodere l´uso della fatturazione elettronica anche fra le imprese.
Sfortunatamente, in Danimarca l´esperimento ha deluso le aspettative. Il traguardo del 100% di fatture elettroniche verso la PA è stato superato oltre un anno, ma la percentuale di fatture elettroniche scambiate fra privati è ancora inferiore al 10%.
In Italia l’obiettivo è di fare molto meglio e molto prima.
Anche in termini di tempistica la proposta di legge italiana è molto più ambiziosa della legge danese, che lasciò oltre due anni per il passaggio. L’obiettivo è luglio 2008.
In questo caso dare troppo tempo al tempo non serve a nulla, anzi farebbe danno. La deadline, insieme alla legittima aspettativa che anche le altre aziende si stanno attrezzando per inviare e per ricevere fatture elettroniche agisce come sprone indispensabile per accelerare il processo.
Sei mesi sono più che sufficienti per attrezzarsi ad inviare fatture elettroniche. In buona parte dei casi, con gli strumenti giusti, probabilmente bastano 60 minuti.
Sei mesi possono invece essere pochi per implementare i sistemi necessari per trattare automaticamente le fatture elettroniche ricevute e sfruttarne appieno il potenziale di risparmio.
Per questo è necessario prevedere modalità “multiformato” che permettano al ricevente di continuare a trattare le fatture ricevute in formato elettronico esattamente allo stesso modo di come oggi tratta le fatture cartacee ricevute per posta.
Abbiamo visto che uno dei motivi del parziale insuccesso dell’esperimento danese è stata la scelta imporre la fatturazione elettronica “monoformato”. In Danimarca le fatture elettroniche devono essere trasmesse in un unico formato, l´XML.
Un file XML è fatto per essere letto da una macchina, non da un umano. L’umano preferisce un pdf.
Il risultato del dictat danese è stato che ricevere fatture elettroniche è cosa tendenzialmente “sgradita” a tutte le aziende – tantissime - il cui sistema gestionale non è in grado di ricevere in input fatture passive XML. Questi signori, per poterle visualizzare e trattare come fatture cartacee, dovrebbero utilizzare uno strumento (lo stylesheet) ostico alla maggior parte degli utenti.
Anche la decisione del governo danese di imporre una fattura elettronica “monostandard” non ha aiutato la diffusione della fatturazione elettronica fuori dal mondo B2G.
Per “monostandard” ci si riferisce al fatto che in Danimarca le fatture XML devono essere inviate in uno standard XML “danese”, l´OIOXML.
In principio, sarebbe certamente meglio se tutte le aziende utilizzassero uno standard XML comune.
Visto che ci siamo, tanto vale puntare ad uno standard europeo, se non mondiale, che “copra” anche le transazioni crossborder.
Non per nulla la Commissione Europea con il supporto del nostro ACBI ha promosso l´elaborazione di uno standard internazionale ISO che dovrebbe essere perfezionato nei prossimi diciotto mesi.
Nel frattempo però, a detta degli stessi esperti ISO, l´unico approccio possibile è il cosidetto “any-format-in&any-format-out”. Quindi invece di imporre a tutte le aziende di “imparare” un particolare standard XML, lasciarle libere di utilizzare il formato di input e di output a loro più adatto e mettere un pezzo software in mezzo a fare da traduttore.
È evidente, in proposito, che il “formato out” più pratico per moltissime aziende non potrà essere altro che il file di stampa delle loro fatture.
Infine, la terza caratteristica, da non copiare, dell’esperimento danese: la “multicanalità” di strade per inviare le fatture elettroniche alla PA.
Per “multicanalità” si intende la possibilità di inviare fatture elettroniche alla PA non solo direttamente dal proprio gestionale, ma anche passando attraverso servizi esterni di scanning, che provvedono a trasformare le fatture cartacee in fatture XML ed a inviarle al destinatario.
Per chi invia, il modo più pratico di “dematerializzare” le proprie fatture B2G è stamparle e inviarle per posta ad un servizio di scanning esterno che oltretutto è sovvenzionato dallo stato.
Non c’è grande incentivo ad installare un modulo software sul proprio gestionale che permetterebbe di generare e inviare direttamente fatture in formato elettronico a tutti i clienti, ma richiederebbe una spesa ed un impegno molto maggiore.
Per chi riceve, vale il contrario. Una fattura elettronica prodotta tramite scannerizzazione contiene generalmente fra il 5 e il 10% di errori di interpretazione che devono essere individuati e corretti manualmente.
Se così non fosse, nessuno parlerebbe più di fatturazione elettronica, e tutti avrebbero installato un bel scanner intelligente per interpretare le proprie fatture passive. Sfortunatamente nessuno scanner è intelligente a sufficienza per gestire l´infinita variabilità delle fatture cartacee.
Tutto ciò è chiaro oggi, ma lo era molto meno nel 2004 quanto la Danimarca ha avviato il suo esperimento. Alcune start-up scandinave hanno sfruttato questi anni per mettere a punto prodotti che consentono di superare i problemi descritti.
Si tratta di software “plug-in” che si installano con molta facilità senza toccare il gestionale. Questi prodotti vanno a catturare i dati della fattura direttamente nello spool di stampa. Poiché si “cattura”, non si “interpreta” il carattere, il dato trasmesso è “error free”.
Questi prodotti permettono al ricevente di decidere sia il formato che lo standard nel quale vuole ricevere la fattura, rendendo molto più facile la transizione fra gestione manuale e gestione automatizzata del ciclo passivo.
Il passaggio dei documenti elettronici generati da tali pacchetti attraverso un operatore terzo di fiducia che gestisce tutti gli aspetti legati alla firma elettronica e alla conservazione sostitutiva risolve il problema della compliance legale nel modo piú semplice ed efficare.
Chi invia fatture si sgrava di tutta la complessa problematica legata al rispetto della normativa in tema di fatturazione elettronica. L´amministrazione pubblica ha il vantaggio di ricevere le proprie fatture elettroniche passive attraverso un numero limitato di controparti fidate, e ha la certezza che quanto ricevuto è nel formato corretto.
Insomma l’infrastruttura è pronta, e i prodotti esistono. Luglio non sembra poi così impossibile…
Inserito il 12/11/2007 | Informatica e P.A.
